【重要なお知らせ】VA管理画面のフォルダーに関する仕様変更のお知らせ

2025年2月25日のアップデートにて、VA管理画面のフォルダーの仕様変更を実施いたします。

2月25日以前に作成されたフォルダーについては、今回の仕様変更による影響はありません。
2月25日よりも後に新規作成されたフォルダーに対して、以下の仕様が適用されます。

2月25日のアップデートにて、VA管理画面のフォルダーに所有者の概念を追加いたします。※注1

フォルダーの基本説明

フォルダーは、VAを目的別に分類するためのものです。

＊「すべて」メニューは保存されているすべてのVAが表示されます。

「所有者」とは、ユーザーに割り当てられる、フォルダーに対するすべての操作を行える権限です。
フォルダーの名前の変更、削除などが行えます。

最初にフォルダーを作成したユーザーが「所有者」になります。

フォルダーを作成した「所有者」は、他のユーザーを「所有者」に追加したり、自分の代わりの所有者にすることができます。

所有者はフォルダーの全権限を保持しており、アクセス権限は全権で固定されています。

所有者以外のユーザーは、初期状態では「閲覧可」が割り当てられた状態です。

任意のユーザー、グループ、その他のユーザーに、「編集可」「閲覧可」「権限なし」のいずれかの権限を割り当てることが可能です。

割り当てられた権限により、ご利用可能な機能が異なります。

詳細は以下の表でご確認ください。

＊2月25日以前に作成されたフォルダーについては、「所有者」と「編集可」の権限を割り当てられたユーザーがフォルダを削除できます

フォルダーにアクセス権限を設定したとき、「すべて」メニューで表示される範囲は以下の様に変わります。

VAの利用可能な機能は、ユーザーに割り当てられている[フォルダーアクセス権限]と[各VAに設定されているアクセス権限]の組み合わせで決定されます。詳細は以下の表でご確認ください。

「全員共通」フォルダーは、フォルダー所有者が存在しません。VA管理画面にアクセス可能なすべてのユーザーが「編集可」権限を保持しているものとして扱われます。

VAが格納されているフォルダーの権限を保有していない場合でも、VAの利用権限が「利用可」以上のユーザーは「すべて」メニューでVAの名前など、基本情報を確認することができます(VA手順書の内容閲覧などはできません)。

＊「すべて」メニューで表示した際と個別のフォルダーで表示した際の差分(黄色部分)

フォルダーを作成したとき、フォルダーを作成したユーザーが所有者として設定され、その他のすべてのユーザーは「閲覧可」の状態です。

この状態でもVAの呼び出し・実行やVA手順書の内容閲覧は可能ですが、VA手順書の編集はできません。

所有者以外にもVA手順書の編集を許可したい場合には[編集可]に、VAの呼び出し・実行のみ許可して手順書の閲覧をさせたくない場合には[利用可]に変更してください。

フォルダー所有者以外のユーザにフォルダー内での新規VA作成やフォルダー内のVA編集を許可する場合は、アクセス権を「編集可」に変更する必要がありますのでご注意ください。

フォルダーの新規作成画面で画像赤枠内の[追加]から、共同所有者に設定するユーザーを追加してください。

フォルダーの新規作成画面で画像赤枠内の[ユーザーを追加]から権限を設定するユーザーを追加し、ラジオボタンを[編集可]に設定してください。

フォルダーの新規作成画面で画像赤枠内の[ユーザーグループを追加]から権限を設定するユーザーグループを追加し、ラジオボタンを[編集可]に設定してください。

フォルダーの新規作成画面で、画像赤枠内の[その他ユーザー]のラジオボタンを[編集可]に設定してください。

なお、ユーザー単位、ユーザーグル－プ単位でのアクセス権限を同時に設定していた場合は、ユーザー単位、ユーザーグル－プ単位で設定したアクセス権限が優先的に適用されます。

※注1　今回（2025年2月25日）の仕様変更より前に作成されているフォルダーについては所有者が存在しない状態ですが、仕様変更以前から各フォルダーにアクセスする権限を保有されていたユーザーには、「所有者の変更」を除いたすべての操作が行えるように権限を移行しております。

また、今回の仕様変更以前のフォルダーへの所有者割り当てにつきましては、今後リリース予定のVA管理モード機能により設定が可能となりますので、正式なリリース日程が決まり次第あらためてご案内いたします。

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